Workshop 4: New Digital Skills für Büro und Verwaltung

Noch kurz vor der Sommerpause fand in der Reihe unserer New Skills Workshops jener mit VertreterInnen der Branche Büro und Verwaltung statt. Um diesen großen Bereich besser bündeln zu können, setzten wir einen thematischen Schwerpunkt, nämlich Telekommunikation und Software.

Wir verbrachten also einen spannenden und sehr konstruktiven Vormittag mit VertreterInnen unter anderem von A1 Telekom Austria, HP Austria, Hutchinson Drei Austria, IBM Österreich und Magenta Telekom.

Zur Nachlese findet ihr hier die Berichte zu den Workshops der Branchen Tourismus und Wellness, Handel und Produktion.

Für die gemeinsame Einstimmung auf das Thema gab es vom Forschungsinstitut IBW ein paar aktuelle Zahlen und Erkenntnisse zum Thema Digitalisierung. In einem Beispiel ging es dabei um das Home Office. Genauer gesagt darum, dass der Hype ums Home Office wieder etwas zurück geht und man statt einer, übertrieben gesagt, Abschaffung des Büros, eine kombinierte Lösung anstrebt, je nach Anforderungen des Jobs und der Aufgaben variiert.

Home Office als pseudo-modernes Arbeitskonzept

International tätige Unternehmen betonten daraufhin die länderspezifischen Unterschiede beim Thema Home Office. Zum Beispiel ist es in Österreich relativ gut möglich, sich auch regelmäßig zu treffen, neue KollegInnen kennen zu lernen, gemeinsame Klausuren zu machen oder bei Feiern alle MitarbeiterInnen zusammen zu bringen. In Amerika bedeutet Home Office allerdings, dass man sich so gut wie nie treffen kann und Arbeitsverhältnisse über Jahre hinweg ausschließlich digital funktionieren, was zwischenmenschlich und auch arbeitstechnisch irgendwann Probleme macht. Darauf muss Rücksicht genommen werden, wenn unternehmensweite Lösungen getroffen werden sollen.

Ein interessanter Gedankengang war auch, dass Home Office immer mit Schlagworten wie Flexibilität, modernes Arbeiten, neue Arbeitswelt, Buzzword-Bingowort hier einfügen: ……….. , in Verbindung gesetzt wird. In Wahrheit sucht man aber immer noch nach klassischen, starren und meist sehr unflexiblen Lösungsansätzen wie:

„Ein Tag in der Woche Home Office ist ok!“
„Ihr müsst dann aber schon auch erreichbar sein!“
„Wenn ein Notfall eintritt, sollten alle ins Büro kommen!“

Damit schmeißt man die ganzen schönen supi-flexiblen Denkmuster grundsätzlich schon über den Haufen, denn ob ich meine fix definierte Tätigkeit ohne Einteilungsmöglichkeit und Rücksicht auf individuelle Gegebenheiten von Ort A oder von Ort B aus erledige, macht dann auch nicht mehr den großen Unterschied und hat mit flexiblem Arbeiten wenig zu tun. Home Office sollte nicht nur ein fancy Buzzword sein, sondern neben dem „Ich arbeite von zu Hause“ auch tatsächlich (!) flexible Strukturen und Herangehensweisen ermöglichen. Zum Beispiel, um in der Kinderbetreuung mehr Spielraum (Wortspiel beabsichtigt) zu haben, Erledigungen besser unterzubringen und auch persönlichen Vorlieben wie „Ich schlaf gern lang“ mehr Raum zu geben. Ja, auch das. Soll Leute geben, die dann zufriedener und leistungsfähiger sind.

Kurz gesagt: Weg vom starren Schwarz-weiß-Denken. Manche Tätigkeiten eignen sich wunderbar für Home Office und da entspannen wir uns auch und versuchen, mehr Vertrauen in unsere MitarbeiterInnen aufzubauen. Gleichzeitig ist es auch berechtigt, für manche Tätigkeit die physische Anwesenheit einzufordern und zu akzeptieren, dass sich Home Office dafür nicht eignet.

Haben wir verlernt, Probleme zu lösen?

In der offenen Diskussionsrunde wurde die Frage gestellt, in welchen Bereichen die VertreterInnen Probleme sehen, wurde mehrmals die fehlende Problemlösungskompetenz gesehen. MitarbeiterInnen sind meist ausschließlich AnwenderInnen. Das heißt, sie drücken auf einen Knopf und dann passiert, hoffentlich, irgendwas. Wenn nicht, war es das auch schon mit der Problemlösung. Vielleicht ein Fluchen, ein Maunzen, wenn es sich um einen Drucker handelt, auch mal ein Tritt, aber dann sind sie hilflos. Nun kann man natürlich nicht erwarten, dass alle MitarbeiterInnen jedes Gerät und jede Anwendung so weit studiert haben um sie alle auf der Stelle reparieren zu können. Es sollte aber ein grundätzliches Verständnis dafür geben, wie alltägliche Software und Handware aufgebaut ist, wo demnach Fehlerquelle liegen könnte und wo ich deshalb mit meiner Hilfesuche beginne(n sollte).

Beispiel: Drucker druckt nicht.

Hand hoch, wer es kennt. Falls das elendige Trum schon wieder nicht tut, was es tun soll, kann man innerhalb der ersten 30 Sekunden nach den KollegInnen oder den TechnikerInnen rufen. Man kann sich aber auch folgende Fragen stellen:

  • Papier, Patrone und Strom? Das setze ich jetzt mal voraus, schreibe es aber trotzdem hier hin.
  • Gibt es eine Fehlermeldung? Wie lautet diese? Komme ich damit weiter?
  • Hängt der Drucker im WLAN? Läuft das WLAN?
  • Ist mein Drucker kaputt oder mein PC? Kann ich von anderen Geräten aus drucken?
  • Kann/soll ich den Drucker regelmäßig auf Werkseinstellungen zurücksetzen?
  • Gestern wurde 27 Räume weiter ein Update installiert – kann mein Druckerproblem etwas damit zu tun haben?

Wer sich diese simplen Fragen stellen kann, ist noch kein IT-Profi, kann sich aber einem Problem erstmal selbst widmen und ein paar Dinge ausprobieren, bevor andere Hilferessourcen in Anspruch genommen werden. Und darauf wollen wir hinaus, damit Digitalisierung auch Erleichterung bedeutet. Dieses Basis Know-How wurde bereits in vorangegangenen Workshops mehrfach betont und auch bereichsübergreifend gefordert.

Kastldenken in Ausbildung und Berufsbildern

Das Druckerbeispiel zeigt auch gut, dass ein ausgeprägtes Kastldenken immer mehr zum Problem wird. Wir Menschen lieben nicht nur Kastln, sondern auch Kategorien und Einteilungen. Das gibt uns Struktur und Sicherheit. Und deshalb wollen wir auch Ausbildungen und Berufe strukturieren. Fakt ist aber, dass Digitalisierung kein abgetrennter Bereich ist oder etwas, das jemand kann. Digitalisierung ist in allen Bereichen Teil unseres Alltags und muss daher auch überall mitgedacht werden. Ja, fast überall.

Ein TeilnehmerIn nannte dafür ganz anschaulich „Die IT-Person“. Auf diese Person wird sich verlassen und wir hoffen halt, dass sie unseren Drucker wieder zum Laufen bringt und wir uns nicht weiter damit beschäftigen müssen. Die Problematik der fehlenden Problemkompetenz haben wir ja schon besprochen und die zweite Problematik ist, dass die IT-Person als Berufsbild immer schwerer einzusetzen ist. Das, was man in der IT vor 15 Jahren gelernt hat, ist heute oft schon veraltet.

Deshalb müssen Ausbildungen und Berufe übergreifender gedacht werden. Man sprach von Basiskenntnissen, die mit laufenden Adaptionen und Weiterbildungen über eine lange Zeit hinweg anwendbar sind. Eventuell könnte man auch die Zeit der ersten Ausbildung verkürzten, da man sowieso aufgrund der raschen Veränderungen nicht ALLES lernen kann und dafür stärker in laufende Ausbildungen investieren sollte.

Ist eine WhatsApp Nachricht ein Vertrag?

Der dritte große Diskussionspunkt des Workshops: Veränderungen des Arbeitsalltags mit steigendem Zeitdruck und die damit einhergehenden rechtlichen Versäumnisse.

Auch hier Hand hoch, wer es kennt. Je nach persönlicher Präferenz etablieren sich unter veränderten Arbeitsbedingungen neue Plattformen für Kommunikation und Abstimmungen innerhalb des Arbeitsalltags. Man möchte ja auch rasch und unkompliziert sein und schickt sich eben schnell die Infos per WhatsApp und schreibt keine langatmigen Mails. Dass das irgendwie schwierig sein könnte, wissen wir zwar aber was ist dem/der Vorgesetzten vielleicht gerade wichtiger? Schnelles Erledigen der ToDos oder umständliches Hantieren mit Firmenvorgaben?

Da können wir gleich über eine ganze Reihe an Herausforderungen sprechen, allerdings wird es besonders heikel wenn komplette Geschäftstätigkeiten über Plattformen wie WhatsApp abgewickelt werden. Klingt jetzt, als würde das doch nie vorkommen, aber ein „Kannst du mir übermorgen noch drei Stück von den iPad-Tastaturen liefern. Ist dringend. Dank dir!“ ist keine Seltenheit. Dann wird geliefert, doch nicht benötigt, „Aber du hast doch!“, „Aber ich wollte nicht!“ und so weiter und so fort.

Bei solchen Fragen geht es nicht in erster Linie um „Was darf ich? Was darf ich nicht?“ denn das ist meist bewusst, sondern es ist eine Frage der Firmenkultur und ich sollte mir die Frage stellen, warum gegen Firmenvorgaben gehandelt wird: Bequemlichkeit? Zeitdruck? Unwissen? Und dann entsprechend die Lücken füllen.

In diesem Zusammenhang wurde auch die alte Holschuld und Bringschuld von Informationen aufgegriffen.

„Ich hab dir das doch geschickt!“
„Ich hab nix bekommen!“
„Hast du im SPAM Ordner geschaut?“
„Was ist das?“

Nicht dass es darum ginge zu ermitteln, wer Schuld hat, allerdings wäre es für eine produktive Zusammenarbeit nicht unerheblich zu wissen, ob und warum wichtige Informationen nicht bei dem/der EmpfängerIn ankommt.

Fazit nach vier von fünf New Digital Skills Workshops

Insgesamt haben sich nach mittlerweile vier Workshops schon eindeutige Tendenzen abgezeichnet. Begriffe wie Basis Know-How, technisches Grundverständnis, Problemlösung und Firmenkultur haben uns bislang in allen Workshops begleitet. Abschließend fehlt uns noch die Baubranche. Hier sind wir ehrlich gespannt, welche Aspekte der Digitalisierung in diesem Bereich vorgebracht werden.

Sobald das geschafft ist, sammeln wir die vielfältig gewonnenen Ergebnisse und präsentieren sie euch als handliches Maßnahmenpaket am Ende des Jahres.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.